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Datenschutzpraxis

4. Vertretungsvollmacht Für die Abholung der Kopien hat die betroffene Person den Verwandten ausdrücklich bevollmächtigt. Eine Vertretungsvollmacht kann grundsätzlich formfrei erfolgen. Allenfalls wären im vorliegenden Fall zur bevollmächtigten Person zwecks Identifzierung in der Voll- macht nähere Angaben zu machen (Adresse, Geburtsdatum), sofern sie den beiden Stellen gänzlich unbekannt sein sollte. Ist die Form der Vollmachtserteilung im Ge- such als rechtsgenüglich zu erachten, so steht einer Aushändigung/Zusendung der Kopien an den Bevollmächtigten nichts im Weg. Angefügt sei, dass selbst wenn die Kopien dem Gesuchsteller selber zugestellt wer- den, es diesem danach absolut frei steht, die Unterlagen einer beliebigen Drittper- son (oder mehreren) zu zeigen. Fazit Eine betroffene Person kann eine beliebige Person damit beauftragen, an ihrer Stelle Einsicht in ihre Daten zu nehmen bzw. Kopien ihrer Daten zu verlangen. Ergänzende Hinweise Auskunft und Einsicht dürfen nur verweigert oder eingeschränkt werden, wenn ei- ne der folgenden Voraussetzungen gegeben ist: (1) bei überwiegenden öffentlichen Interessen an einer Verweigerung bzw. Einschränkung oder (2) bei überwiegenden Interessen Dritter an einer Verweigerung bzw. Einschränkung. Die Verweigerung oder Einschränkung der Auskunft oder Einsicht hat in Form einer Verfügung zu erfolgen (vgl. § 16 DSG). III. Bei Beendigung einer Leistungsvereinbarung: Was geschieht mit den Daten? Ausgangslage Bis Ende 2012 hatte eine Einwohnergemeinde betreffend Tagesfamilienangebot ei- ne Leistungsvereinbarung mit dem Zuger Kantonalen Frauenbund (ZKF) bzw. des- sen Abteilung «Tagesfamilien Kanton Zug». Die Leistungsvereinbarung wurde vom ZKF per Ende 2012 gekündigt. Die Einwohnergemeinde beschloss, ab 1. Januar 2013 das Angebot «Tagesfamilien» wieder selber zu organisieren bzw. anzubieten. Die Ein- wohnergemeinde verlangte daher per Ende 2012 von den Tagesfamilien Kanton Zug 299

Datenschutzpraxis die Herausgabe aller bei ihnen vorhandenen Unterlagen zwecks Weiterführung der Aufgabe durch die Einwohnergemeinde. Fragestellung Um sicher zu gehen, dass sie nicht gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstossen, wandten sich die Tagesfamilien Kanton Zug mit folgenden Fragen an die Datenschutzstelle:

1. Wem gehören die Daten? Gehören Geschäftsgänge, die bis zum 31. Dezember 2012 anfallen, in die Zuständigkeit des ZKF? Müssen diese Unterlagen nicht im Ar- chiv des ZKF verbleiben? Sollte ein Zugriff auf diese Daten nicht bloss über den ZKF möglich sein? Müssen auch bereits archivierte Dossiers an die Einwohnergemeinde übergeben werden?

2. Die Einwohnergemeinde möchte per sofort die aktuellen Verträge zwischen Ta- gesfamilien, Tagesmüttern und abgebenden Eltern ausgehändigt haben. Dürfen die- se, resp. eine Kopie davon, der Einwohnergemeinde übergeben werden?

3. Die Einwohnergemeinde möchte die Erhebungen der Einkommensverhältnisse der Eltern inkl. Mietkosten des letzten Jahres (zur Festlegung der abgestuften Tarife) und allfällig weiter zurück liegender Jahre haben. Die Tagesfamilien Kanton Zug sind der Ansicht, dass diese Daten vertraulich bei ihnen bleiben sollten. Für die Tariffest- legung 2013 müssten die Einkommensverhältnisse aus Aktualitätsgründen ohnehin neu erhoben werden

4. Die Einwohnergemeinde möchte nicht nur die bestehenden Tagesmütter und ab- gebenden Eltern über das weitere Vorgehen informieren (wozu Adresssätze bereits geliefert wurden), sondern auch interessierte Tagesmütter und interessierte abge- bende Eltern. Dürfen die Tagesfamilien Kanton Zug eine solche Liste herausgeben, auch wenn noch kein Vertrag resp. Betreuungsauftrag besteht? Oder braucht es das Einverständnis der Betroffenen zur Weitergabe ihrer Daten? Aus der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten Die Einwohnergemeinden sind von Gesetzes wegen verpflichtet, Angebote für die Betreuung von Kindern ausserhalb der obligatorischen Unterrichtszeit zur Verfügung zu stellen (§ 59 Abs. 1 Ziff. 5 Gesetz über die Organisation und die Verwaltung der Gemeinden [Gemeindegesetz; BGS 171.1] i.V.m. § 2 Abs. 2 Bst. c Gesetz über die familienergänzende Kinderbetreuung [Kinderbetreuungsgesetz; BGS 213.4]). Diese öffentliche Aufgabe können die Gemeinden selber wahrnehmen oder an Dritte aus- lagern (§ 61 Gemeindegesetz). Verantwortlich für die Erfüllung des gesetzlichen Auf- 300

Datenschutzpraxis trages bleiben in jedem Fall – letztlich auch für die mit der Aufgabe bearbeiteten Personendaten – die Gemeinden. Die Leistungsvereinbarung zwischen dem Zuger Kantonalen Frauenbund (ZKF) und der betroffenen Zuger Einwohnergemeinde enthielt keine Bestimmungen zum kon- kreten Ablauf bei Beendigung des Vereinbarungsverhältnisses. Die AGB für Leis- tungsvereinbarungen des Kantons Zug regeln in Ziff. 1.12 (Ausgabe 2011), dass alle für die weitere Erfüllung der übertragenen öffentlichen Aufgabe relevanten Doku- mente und Datenbanken in einem zum vorausgesetzten Gebrauch tauglichen und nachgeführten Zustand zurückzugeben sind. Diese Regelung ist analog auch auf Leistungsvereinbarungen der Gemeinden anwendbar. Alle Aktiven und Passiven sollten per 1. Januar 2013 an die betroffene Einwohner- gemeinde übergehen. Die Einwohnergemeinde übernimmt somit alle Rechte und Pflichten aus den an den ZKF bzw. die Tagesfamilien Kanton Zug übertragenen Auf- gaben. Hinweise zu Frage 1 Zur Abklärung von allfälligen Ansprüchen aus aktuellen Vertragsverhältnissen kön- nen bis Ende 2012 Kopien der Verträge beim ZKF aufbewahrt werden, danach sind die Kopien zu vernichten. Die Originale können der Einwohnergemeinde übergeben werden. Ist vor Ende Jahr vernünftigerweise mit der Geltendmachung von Ansprü- chen aus nicht aktuellen (abgelaufenen, beendeten) Vertragsverhältnissen gegen- über dem ZKF zu rechnen, können zu diesem Zweck Kopien dieser Verträge auf- bewahrt werden. Diese sind zu vernichten, wenn bis Ende Jahr keine Ansprüche geltend gemacht werden. Die Originale können der Einwohnergemeinde zur Aufbe- wahrung bzw. zur Archivierung im Gemeindearchiv übergeben werden. Grundsätzlich gilt für Unterlagen, die der ZKF im Zusammenhang mit der Übertra- gung der öffentlichen Aufgabe der Gemeinde erstellt hat, das kantonale Archivge- setz, d.h., sobald die Unterlagen nicht mehr benötigt werden, müssen diese dem Gemeindearchiv zur Archivierung angeboten werden. Diejenigen Unterlagen, welche vom Gemeindearchiv als nicht archivwürdig eingestuft werden, sind zu vernichten oder allenfalls vollständig zu anonymisieren. Hinweise zu Frage 2 Sämtliche aktuellen Verträge können im Original der Einwohnergemeinde übergeben werden. Im Übrigen sind die Ausführungen zu Frage 1 zu beachten. 301

Datenschutzpraxis Hinweise zu Frage 3 Da der ZKF diese Unterlagen nicht mehr benötigt, können sie der Gemeinde voll- ständig zur Aufbewahrung bzw. zur Archivierung übergeben werden. Die Gemeinde entscheidet, ob sie die Unterlagen zur Wahrnehmung des gesetzlichen Auftrages noch benötigt oder ob die Unterlagen bereits dem Gemeindearchiv anzubieten sind. Hinweise zu Frage 4 Das Führen von Wartelisten sowohl von interessierten abgebenden Eltern wie auch interessierten Tageseltern ist zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages zulässig. Da die Gemeinde die Aufgabe nun wieder selber wahrnimmt, dürfen ihr auch diese Informationen im Original übergeben werden. Fazit Mit der Rückgabe aller für die Aufgabenerfüllung relevanten Unterlagen an die Ein- wohnergemeinde verletzen die «Tagesfamilien Kanton Zug» bzw. der ZKF keine da- tenschutzrechtlichen Vorgaben. IV. Datenerhebung für eine umfassende Analyse der Vergabepraxis der Bootsplätze in Zuger Gewässern Ausgangslage Für die elf Bootsstationierungsanlagen im Kanton Zug bestehen Konzessionen des Amtes für Raumplanung mit verschiedenen Konzessionären. Weil die Anlagen his- torisch gewachsen sind, präsentieren sich Konzessionslandschaft, Betrieb der An- lagen und Vollzug heute uneinheitlich. Der Betrieb der Anlagen ist in vielen Fällen von den Konzessionären mittels Vereinbarungen an Dritte (z. B. Bootshafengenos- senschaften) übertragen. Im Bestreben, eine Harmonisierung herbeizuführen, initi- ierte das Amt für Raumplanung eine Ermittlung des Status quo. Dazu verschickte es Fragebogen an die Konzessionäre. Nebst Angaben zu Konzession und Anlage wur- den darin auch Namen und Adressen der Mieter der Bootsplätze sowie Angaben zur Art der stationierten Boote verlangt. Dieselben Auskünfte sollten zu Anwärtern auf Bootsplätze erteilt werden, die auf allfälligen Wartelisten geführt wurden. Bei den Konzessionären stiess die geforderte Bekanntgabe der verlangten Informationen auf Bedenken. Das Amt für Raumplanung gelangte mit der Bitte um eine datenschutz- rechtliche Einschätzung des Vorgehens an den Datenschutzbeauftragten. 302