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Datenschutzpraxis III. Zur Weitergabe von E-Mails Privater innerhalb der Gemeindeverwaltung Ausgangslage Eine Privatperson macht in einer E-Mail eine ganz bestimmte Verwaltungsmitar- beitende einer Gemeinde auf einen konkreten verkehrstechnischen Missstand in der Gemeinde aufmerksam. Die Verwaltungsmitarbeitende antwortet der Privat- person per E-Mail. Diese E-Mail sendet sie mittels «cc» an verschiedene gemeind- liche Verwaltungsstellen. Auf diese Weise erfahren viele Gemeindemitarbeitende, welche Person sich über den fraglichen Missstand beschwert hat. Die Betroffene wird in der Gemeinde diesbezüglich angesprochen, es entstehen für sie gewisse Unannehmlichkeiten. Fragestellung Wie ist das korrekte Vorgehen bei solchen Bürgeranfragen? Aus der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten
1. Grundsätzlich unterliegt die Datenbearbeitung durch gemeindliche Verwal- tungsmitarbeitende dem Amtsgeheimnis. In aller Regel verweisen die Zuger Ge- meinden diesbezüglich auf die Regelung des Kantons oder haben diese ganz oder teilweise übernommen. § 29 Abs. 1 des Personalgesetzes (BGS 154.21) statuiert, dass es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern untersagt ist, Drittpersonen und anderen Amtsstellen Tatsachen mitzuteilen, die sie bei der Ausübung ihres Amtes erfahren und an denen ein öffentliches Geheimhaltungsinteresse oder ein Persön- lichkeitsschutzinteresse besteht oder die gemäss besonderer Vorschrift geheim zu halten sind. Die Verletzung des Amtsgeheimnisses ist strafbewehrt (Art. 320 StGB). Je nach dem konkreten Sachverhalt kann sich allenfalls auch die Frage nach einer Persönlichkeitsverletzung im Sinne des ZGB stellen.
2. Das Prinzip der Verhältnismässigkeit schreibt vor, dass nur diejenigen Da- ten zu bearbeiten sind, die für die Aufgabenerfüllung (zwingend) notwendig sind.
3. Im vorliegenden Fall lag keine gesetzliche Grundlage vor, welche die Weiter- gabe des Namens des E-Mail-Absenders vorgeschrieben hätte.
4. Die E-Mail der Privatperson enthielt weder eine ausdrückliche Zustimmung, noch irgendwelche Hinweise die darauf hätten schliessen lassen, dass der Inhalt der fraglichen E-Mail weiteren Stellen bekanntzugeben sei. Die Privatperson sand- te ihre E-Mail nicht an eine allgemeine E-Mail-Adresse (wie etwa: «info@gemein- 400
Datenschutzpraxis de.ch»), sondern an die für den fraglichen Vorfall zuständige Verwaltungsmitarbei- tende («vorname.name@gemeinde.ch»).
5. Es hätte somit genügt, wenn die Verwaltungsmitarbeitende die allenfalls mitbeteiligten gemeindlichen Stellen ohne Namensnennung über den Sachverhalt informiert hätte beziehungsweise bei diesen die erforderlichen Massnahmen in Auftrag gegeben hätte. Für die Verbesserung der monierten Situation spielte es keine Rolle, welche Person sich über den Missstand beschwerte. Anschliessend wäre die betroffene Person – und nur sie – durch die Verwaltungs- mitarbeitende kurz über die Erledigung zu informieren gewesen. Fazit Wenn nicht eine ausdrückliche Zustimmung zur Bekanntgabe von Daten/Informa- tionen an weitere Stellen vorliegt, dürfen Daten nicht ungefragt an andere Organe weitergeleitet werden. Sollte sich die anfragende Person an eine unzuständige Stelle wenden, kann sie darüber informiert werden, an wen sie sich allenfalls wen- den kann. Ergänzende Hinweise Je nach konkretem Sachverhalt kann sich allenfalls die Frage stellen, ob eine Ein- gabe unter die Regelung von § 7 des Verwaltungsrechtspflegegesetz (BGS 162.1) fällt, die besagt, dass eine Eingabe, die einer unzuständigen Instanz zugestellt wurde, unter Mitteilung an den Absender an die zuständige Behörde weiterzulei- ten ist. Diese Situation war hier nicht gegeben, da die angesprochene Verwaltungsstelle direkt das Erforderliche veranlassen konnte. 401