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III. Antrag auf Löschung von Daten der Steuerverwaltung Fragestellung Eine Person, die vor ein paar Jahren in Zug steuerpflichtig war, verlangt von der kantonalen Steuerverwaltung die Vernichtung ihrer Steuerakten. Wie hat die Steuerverwaltung dieses Gesuch um Löschung von Personendaten zu be- antworten? Aus der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten

1. Vorbemerkungen Die kantonale Steuerverwaltung hat über Personendaten zu entscheiden, für die sie das verantwortliche Organ ist. Das betrifft alle von der kantonalen Steuerverwaltung bearbeiteten Daten, die noch nicht gemäss den Bestim- mungen des Archivgesetzes archiviert worden sind. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf Personendaten in rechtskräftig erledigten Verfahren.

2. Keine Anwendbarkeit des eidgenössischen DSG Das eidg. DSG (SR 235.1) findet Anwendung auf die Bearbeitung von Per- sonendaten durch private Personen und durch Bundesorgane. Als Bundesor- gane gelten Behörden und Dienststellen des Bundes sowie Personen, soweit sie mit öffentlichen Aufgaben des Bundes betraut sind (Art. 2 Abs. 1 und Art. 3 Bst. h eidg. DSG). Es findet demnach für die Bearbeitung von Personenda- ten durch die Steuerverwaltung des Kantons Zug keine Anwendung, auch wenn diese Aufgaben im Sinne des Gesetzes über die direkte Bundessteuer vom 14. Dezember 1990 (DBG; SR 642.11) erfüllt.

3. Aufbewahrung und Löschung von Daten Die kantonale Steuerverwaltung ist ein Organ im Sinne von § 2 Bst. i DSG und § 4 des Archivgesetzes vom 29. Januar 2004 (ArchivG; BGS 152.4). Sie darf Personendaten nur unter den Voraussetzungen gemäss § 5 DSG bzw. der wei- teren datenschutzrechtlich relevanten Spezialbestimmungen bearbeiten. Zur Bearbeitung gehören gemäss § 2 Bst. c DSG auch Aufbewahrung, Archivie- rung, Löschung bzw. Vernichtung von Personendaten.

a) Aufbewahrung Gemäss § 11 DSG und § 4 ArchivG muss die kantonale Steuerverwaltung die Akten so lange aufbewahren wie diese unmittelbaren Beweiszwecken die- nen und bis das Staatsarchiv über die Archivwürdigkeit entschieden hat. Die Daten dienen so lange unmittelbaren Beweiszwecken im Sinne von § 11 DSG, als die kantonale Steuerverwaltung mit Ansprüchen bzw. einer Wie- deraufnahme eines Verfahrens rechnen muss. Die Aufbewahrungsdauer ergibt 310

sich insbesondere aus Art. 121, 148, 152 und 189 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer sowie aus § 123, § 140, § 145 und § 211 des Zuger Steu- ergesetzes (BGS 632.1). Es sind aber nur diejenigen Akten während der dort vorgesehenen Fristen aufzubewahren, die für die ordnungsgemässe Durch- führung dieser Verfahren unentbehrlich bzw. offensichtlich unentbehrlich sind.

b) Löschung/Vernichtung Aufgrund von § 11 DSG sind diejenigen Daten zu löschen bzw. zu ver- nichten, für die keine Pflicht zur Aufbewahrung im Sinne der oben gemach- ten Ausführungen (mehr) besteht. Eine Vernichtung bzw. Löschung von Daten ist überdies gemäss § 15 Abs. 2 Bst. a DSG dann vorzunehmen, wenn die betroffene Person ein schutzwür- diges Interesse an der Vernichtung widerrechtlichbearbeiteter Daten hat. Als schutzwürdiges Interesse gilt jedes Interesse am Schutz der Persönlichkeit der betroffenen Person. Die zivilrechtlichen Bestimmungen zum Persönlichkeits- schutz können diesbezüglich in Analogie herangezogen werden.

4. Entscheid Wird das Gesuch des Betroffenen durch die Steuerverwaltung ganz oder teilweise abgelehnt, so hat sie gemäss § 16 DSG ihren Entscheid zu begrün- den und mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen. Fazit Der geltend gemachte Löschungsanspruch kann sich nur auf Daten bezie- hen, für die die kantonale Steuerverwaltung verantwortliches Organ ist. Die Steuerverwaltung kann den Anspruch auf Vernichtung der Akten dann ablehnen, wenn, solange und soweit die Daten unmittelbaren Beweiszwecken dienen und über die Archivwürdigkeit der Daten noch nicht entschieden ist. Die Steuerverwaltung kann nicht über die Vernichtung von Daten ent- scheiden, die durch das Staatsarchiv als archivwürdig qualifiziert wurden oder vom Staatsarchiv bereits archiviert wurden. Diesfalls müsste der Betroffene ein Gesuch an das Staatsarchiv stellen. 311