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I. Darf der Kanton online auf die Datenbank der Einwohnerkontrolle zugreifen? Ausgangslage Die Datenbank der gemeindlichen Einwohnerkontrolle (im Folgenden: EK) wird durch die kantonale Informatik/AIO5gehostet und betreut. Ein kan- tonales Amt, das Daten aus dieser Datenbank für seine Aufgabenerfüllung benötigte, wies das AIO an, ihm einen Online-Zugriff auf diese Datenbank ein- zurichten. Fragestellung Darf der Kanton online auf die Datenbank der Einwohnerkontrolle zu- greifen? Aus der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten
1. Datenherrschaft Bei den Daten der Einwohnerkontrolle handelt es sich um eine gemeindli- che Datensammlung. Die Datenherrschaft liegt somit bei der Gemeinde. Grundsätzlich6 bestimmt die Gemeinde im Rahmen ihrer Autonomie über Zulässigkeit sowie Art und Weise einer Datenbekanntgabe.
2. EDV-Dienstleistung durch das AIO Die Gemeinde hat die entsprechende EDV-mässige Datenbearbeitung aus- gelagert.7Leistungserbringer ist das kantonale Amt für Informatik und Orga- nisation. Deswegen kommen die Daten jedoch nicht etwa unter die Daten- herrschaft der kantonalen Verwaltung. Das AIO kann somit diesbezüglich nicht durch die kantonale Verwaltung Anweisungen entgegen nehmen. (Ergänzender Hinweis: Die Gemeinden hätten das Hosting der Einwohner- kontroll-Daten anstatt an das AIO auch an eine private Firma auslagern kön- nen.)
3. Kantonales Amt benötigt die Daten Das Amt ist für die Erfüllung seiner gesetzlich vorgesehenen Aufgaben auf gewisse Daten angewiesen, die durch die EK erhoben und geführt werden. Die Datenbekanntgabe von der Einwohnerkontrolle zum Amt ist auf- grund des Bundesrechts gegeben und im Übrigen auch unbestritten. 5 Amt für Informatik und Organisation. 6 Vorbehalten ist übergeordnetes anwendbares kantonales Recht bzw. Bundesrecht 7 Alle Einwohnergemeinden haben die edv-mässige Betreuung dieser Datenbank an das AIO ausgelagert. 278
4. Was ist unter einer Datenbekanntgabe in «elektronischer Form» zu verstehen? Die anwendbare kantonale Verordnung sieht vor, dass die benötigten Da- ten durch die Einwohnerkontrolle «elektronisch» zur Verfügung zu stellen sind. Was ist darunter genau zu verstehen? Weder das Bundesrecht, noch der Verordnungstext selber, noch der ent- sprechende Beschluss des Regierungsrates mit seinen Erläuterungen sehen ausdrücklich vor, dass das kantonale Amt einen Online-Zugriff bzw. ein Ab- rufverfahren auf die fragliche gemeindliche Datenbank beanspruchen könne. Es wäre denn auch (zumindest) sehr fraglich, ob der Regierungsrat die Ge- meinden in einer Verordnungverpflichten könnte, einen Online-Zugriff auf ge- meindliche Datenbanken zu dulden. M. E. würde dies eine gesetzliche Grund- lage im formellen Sinn benötigen. «Elektronisch» bedeutet in der üblichen Gesetzesterminologie jedoch keinesfalls «online», sondern vielmehr Bekanntgabe mittels eines elektroni- schen Speichermediums (wie etwa Diskette, CD-ROM, Sticks, Bänder) beziehungsweise gegebenenfalls via einer sicheren Mail-Zustellung. Wäre dies anders beabsichtigt gewesen, hätte in der Verordnung ausdrück- lich von «Online-Zugriff» beziehungsweise von «Abrufverfahren» gesprochen werden müssen. Auch in den regierungsrätlichen Erläuterungen zur Verordnung ist davon jedoch nicht die Rede. Nicht nur dem Bundesgesetzgeber ist diese Unterscheidung bekannt, sondern vielmehr auch dem Zuger Gesetzgeber, wie denn etwa auch dem Ge- setz über Ausbildungsbeiträge8in § 10 Bst. a entnommen werden kann: «Massgebende finanzielle Verhältnisse 1Für die Beurteilung der Beitragsgesuche sind massgebend:
a) die finanziellen Verhältnisse des Bewerbers, seiner Eltern und allenfalls seines Ehegatten sowie anderer gesetzlich Verpflichteter. Die Stipendien- beratungsstelle ist berechtigt, die für die Berechnung der Ausbildungs- beiträge notwendigen Steuerdaten auf dem EDV-System der Steuerver- waltung abzurufen und im Entscheid offen zu legen, sofern technisch sicher gestellt ist, dass ein direkter Zugriff auf andere Steuerdaten ausgeschlossen ist.» Fazit Es handelt sich hier um Daten, die der gemeindlichen Hoheit unterstehen. Im Rahmen der Aufgabenerfüllung sind sie dem Amt etwa auf CD- ROM/Diskette/sicheres Mail in elektronischer Form bekannt zu geben. Hin- 8 Änderung vom 27. Juni 2002; BGS 416.21. 279
gegen liegt keine Rechtsgrundlage für einen Online-Zugriff zu Lasten der Ge- meinde vor. Der Kanton kann jedoch bei der Gemeinde ein entsprechendes Gesuch stellen. Diese prüft den Antrag9und kann ihn – gegebenenfalls unter Auflagen – bewilligen. Ergänzende Hinweise zum Abrufverfahren
1. Sollte ein Abrufverfahren eingerichtet werden, so sind die erfolgten Zugriffe zu protokollieren. Nur so ist gewährleistet, dass die Gemeinde sieht, wer/was/wann/wie oft aus ihrer Datenbank bezogen hat. In der Vereinba- rung zwischen Gemeinde und Amt ist ein Passus mit beispielsweise folgender Formulierung einzufügen: «Um einen möglichen Missbrauch vorzubeugen, wird die Bewilligung mit folgenden Auflagen verbunden:
- Das kantonale Amt ist dafür verantwortlich, dass jede Abfrage automatisch protokolliert wird.
- Die Protokollierung aller Abfragen (Log-Files) sowie eine Auswertung dieser Protokolle sind dem Gemeinderat einmal jährlich zur Kontrolle zu- zustellen.» Da diese Log-Files beim AIO ohnehin anfallen, sind sie der Gemeinde auch zur Verfügung zu stellen. Dies ist die einzige Möglichkeit für die Gemeinde, wenigstens post festum zu sehen, was mit ihren Daten gemacht wird. Auf dieses Kontrollinstrument sollte die Gemeinde denn auch keines- falls verzichten.
2. Es ist zu regeln, wer die aufgrund des Abrufverfahrens anfallenden Kosten zu tragen hat. 9 Da die fragliche Gemeinde über eine gesetzliche Grundlage bezüglich der Bewilligung von Online-Zugriffen verfügt, prüft sie das kantonale Gesuch imLichte dieser ge- meindlichenVerordnung. 280