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Datenschutzpraxis
4. Einsicht von Mitarbeitenden der Verwaltung in das eigene Personaldossier Sachverhalt Eine Verwaltungsangestellte möchte in Erfahrung bringen, welche Infor- mationen in ihrem Personaldossier vorhanden sind. Aus den Empfehlungen
1. Die Einsichtnahme in das eigene Personaldossier ist jederzeit und grundsätzlich vollumfänglich möglich.7 Zu beachten ist, dass das Personal- dossier in der kantonalen Verwaltung in der Regel doppelt angelegt ist. Das Personalamt, das für die Abwicklung der administrativen Belange8zuständig ist, führt eines, daneben die vorgesetzte Stelle9der Mitarbeitenden. Transpa- renter wäre die zentrale Führung nur eines einzigen Dossiers. Klarerweise unzulässig ist es, «Geheimakten» anzulegen, die für Mitarbeitende nicht zu- gänglich sind.
2. Das Dossier kann beim zuständigen Vorgesetzten und/oder der Perso- nalabteilung während der Arbeitszeit eingesehen werden. Es dürfen unent- geltlich10Fotokopien gemacht werden.
3. Sind in einem Personaldossier Unterlagen von Dritten, ist zu prüfen, ob diese aufgrund eines überwiegenden eigenen Interesses einen Anspruch auf Geheimhaltung beanspruchen können.
5. Einbürgerungsgesuche: Welche Informationen muss der Kantonsrat haben? Sachverhalt Es galt im Rahmen einer Interpellation11 zu prüfen, ob der Versand des gesamten Dossiers über einzubürgernde Personen an den Kantonsrat (mit dem Versand der kantonsrätlichen Vorlagen) rechtmässig ist.12 Aus den Empfehlungen
1. Das Einbürgerungsdossier umfasst Unterlagen aus sehr vielen verschie- denen Persönlichkeitsbereichen der einbürgerungswilligen Person. Es ist in der Regel sehr umfangreich. Viele Daten sind besonders schützenswert, ins- 7§§ 13/14 DSG. 8Geführt werden grundsätzlich nur Unterlagen im Zusammenhang mit der Begrün- dung des Anstellungsverhältnisses, der Auszahlung des Lohnes, der Abwicklung von Versicherungsfällen bei Unfällen etc. 9Betreffend Leistung und Verhalten. 10§ 17 Abs. 2 DSG. 11Interpellation 837.1–10348 vom 17. Oktober 2000. 12Vgl. auch die Antwort des Regierungsrates 837.2–10357 vom 21. November 2000. 241
Datenschutzpraxis gesamt handelt es sich um ein Persönlichkeitsprofil. Die Kantonsratsvorla- gen sind öffentlich. Würden die vollständigen Einbürgerungsdossiers mit den übrigen Kantonsratsunterlagen verschickt, würden unzulässigerweise In- formationen aus einem inneren Bereich der Privatsphäre an die Öffentlich- keit gelangen. Eine solche Regelung wäre somit aus datenschutz- und persönlichkeits- rechtlichen Gründen nichtrechtmässig.
2. Es ist ergänzend darauf hinzuweisen, dass die Kommissionen des Kan- tonsrates befugt sind, in sämtliche Akten eines Beratungsgegenstandes Ein- sicht zu nehmen und alle zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Aus- künfte zu verlangen. Der Persönlichkeitsschutz und die Geheimnissphäre sind dabei zu berücksichtigen, das Amtsgeheimnis zu wahren.13
6. Datenschutz im Einbürgerungsverfahren Sachverhalt Welche Daten über Einbürgerungswillige sollen der Bürgergemeinde be- kanntgegeben werden? Aus den Empfehlungen
1. Im Rahmen des Einbürgerungsverfahrens wird eine grosse Zahl von teilweise sehr heiklen, besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von § 2 Bst. b i.V.m. § 5 Abs. 2 DSG erhoben. Solche dürfen nur bearbeitet (d.h. erhoben bzw. bekanntgegeben) werden, wenn ein formelles Gesetz dies ausdrücklich vorsieht oder es für eine in einem formellen Gesetz um- schriebene Aufgabe offensichtlich unentbehrlich ist. Es gibt keine formellgesetzliche Grundlage, welche die Datenbearbeitung im Einbürgerungsverfahren explizit regelt. Der Bürgerrat darf jedoch ge- stützt auf § 5 Abs. 2 Bst. b DSG auch besonders schützenswerte Daten erhe- ben – andernfalls könnte er seine in § 16 Abs. 1 Bürgerrechtsgesetz14 um- schriebene Aufgabe nicht erfüllen.
2. Aufgrund des Verhältnismässigkeitsprinzips sind jedoch nur solche Daten zu erheben, die für die Einbürgerung geeignet und erforderlich sind. Was nun die Bekanntgabe von besonders schützenswerten Daten an die Bürgergemeinde betrifft, so ist auch hier das Verhältnismässigkeitsprinzip zu beachten: es sollen nur diejenigen Daten automatisch bekanntgegeben wer- den, die für das Fällen eines Entscheides unbedingt notwendig sind. 13Vgl. § 24 der Geschäftsordnung des Kantonsrates [BGS 141.1]. 14BGS 121.3. 242